6Réunions et discussions d’affaires

6.1 Principes générauxFavoriteLoadingRemove

  1. 6.1.1      Les membres reconnaissent leur responsabilité de faire en sorte que le choix du lieu soit approprié et se prête bien à l’objectif de la réunion d’affaires ou de l’événement qu’ils organisent. Les membres peuvent offrir des repas ou rafraîchissements raisonnables aux intervenants. L’offre de repas ou de rafraîchissement doit être secondaire aux activités qui y sont liées. Pour les réunions d’affaires et les événements tenus à l’extérieur du Canada, les membres doivent respecter les lois, règlements et codes autoréglementés applicables du pays où la réunion d’affaires ou l’événement a lieu.{{1}}
  2. 6.1.2      Aucune forme d’hospitalité ou de divertissement ne peut être offerte. Il est interdit d’offrir des billets ou des bons, sauf s’ils font partie de l’hospitalité dans le cadre d’un événement de bienfaisance, comme le prévoit l’article 12.3.2.2 de ce Code.
  3. 6.1.3      Les employés des membres ne doivent pas participer, en compagnie d’intervenants, à des activités regroupant, sans y être limitées, le golf, le hockey, le théâtre et les spas, sauf si celles-ci font partie des exceptions prévues à l’article 12.3.2.2 ou sont tenues dans le cadre de congrès ou de symposiums directement reliés à ces événements et n’ayant pas été organisés par les compagnies membres.
  4. 6.1.4      Les membres doivent s’assurer que le temps et les efforts des participants aux réunions et événements professionnels sont exclusivement consacrés aux objectifs et activités scientifiques, éducatifs et commerciaux.

6.2 Emplacements et lieuxFavoriteLoadingAdd to favorites

  1. 6.2.1      Les membres doivent tenir des réunions d’affaires et/ou des événements dans un lieu adéquat qui se prête bien à l’apprentissage ou à une discussion d’affaires.
  2. 6.2.2    Emplacements – Les membres doivent sélectionner des emplacements géographiques pour la réunion et/ou l’événement où l’emplacement ne constitue pas l’attraction principale de l’événement et ne peut raisonnablement être perçu comme tel{{3}}.
  3. 6.2.3    Lieux – Les membres doivent éviter les lieux considérés comme somptueux, excessifs ou extravagants ou perçus comme des lieux luxueux. Les hôtels ou autres lieux doivent disposer d’installations de conférence adéquates et être susceptibles de servir le but scientifique, éducatif et commercial de la réunion. Le site ne doit pas être principalement connu pour ses installations de divertissement, de sport, de loisirs ou de vacances (club de golf, station de ski, station thermale, station balnéaire, casino, etc.){{4}} .
  4. 6.2.4    Comme l’interprétation du mot « raisonnable » peut évidemment varier d’un endroit à l’autre du pays, selon la ville ou la province, il incombe aux membres de s’assurer que l’endroit choisi n’est pas extravagant ou n’est pas perçu comme tel.
  5. 6.2.5      Les réunions d’affaires et/ou événements ne peuvent être tenus dans des résidences personnelles.
  6. 6.2.6     Un membre ne peut en aucun cas payer des « frais de location de salles », des « frais de nettoyage » ou n’importe quels autres frais du genre pouvant être considérés raisonnablement comme paiement direct ou indirect permettant d’avoir accès à un professionnel de la santé. Il est acceptable de payer la réservation d’une salle de conférence située dans un établissement médical si l’on en a besoin pour une discussion d’affaires, à condition que les frais cadrent avec la juste valeur marchande d’une salle de conférence réservée et qu’ils ne soient pas versés directement à un professionnel de la santé.{{5}}

6.3Repas et rafraîchissementsFavoriteLoadingAdd to favorites

  1. 6.3.1      Principe général
    1. 6.3.1.1   L’offre de repas et de rafraîchissements raisonnables aux intervenants est jugée acceptable, à condition que le but premier de l’interaction soit de favoriser les discussions d’affaires.{{6}}
  2. 6.3.2      Normes
    1. 6.3.2.1   Le nombre d’intervenants qui assistent à une discussion d’affaires, à l’exclusion des programmes de promotion ou d’apprentissage mentionnés aux articles 5, 9 et 10 de ce Code, doit être raisonnablement justifiable en cas de vérification par les intervenants. Il est interdit de verser des honoraires aux intervenants qui assistent à une discussion d’affaires.
      1. 6.3.2.1.1     Les employés des membres peuvent inviter tout au plus cinq intervenants par réunion informelle, par membre. Bien que plus d’un employé du membre puisse être présent, le nombre d’intervenants ne peut être augmenté pour créer de plus grands groupes.{{7}}
      2. 6.3.2.1.2    Les employés des membres autres que les représentants commerciaux et leurs superviseurs immédiats peuvent inviter plus de cinq intervenants par réunion et par compagnie membre si le but légitime de cette discussion d’affaires est documenté dans un ordre du jour ou dans toute autre forme de document acceptable.
    2. 6.3.2.2   La participation à une discussion d’affaires est restreinte aux intervenants invités. Aucun repas ni rafraîchissement ne peuvent être offerts aux conjoints ou accompagnateurs des intervenants, ni à leur personnel administratif, sous aucun prétexte.{{8}}